Diiwaangeli arkiifiyo, urur maaraynta: GOST, tilmaamaha, waraaqaha, xeerarka. Guidelines for maamulka diiwaanka arkiifiyo

xeerarka maamulka diiwaanka arkiifiyo ku jira shuruudaha muhiimka ah si ay ula waraaqaha iyo qalabka aan ku lug leh hawlaha hadda ee shirkadda shaqeeyaan. Waxaa loo qaabeeyey si waafaqsan joogo qaab sharciyeed, processing baaxadda sharciyeed, ururinta iyo kaydinta macluumaadka. marka la eego Key loo isticmaalo qaab dhismeedka of Standard qaybood ee Maaraynta Records arkiifiyo. Marka iyaga qoritaanka akoonka horumarka ee isticmaalka of technology iyo tiknoolajiyadda macluumaadka sare. Ka fikir dheeraad ah ku salaysan maaraynta xogta arkiifiyo.

dhacdooyinka

Guidelines for maamulka diiwaanka arkiifiyo codsan in hay'adaha dowladda. Waxa kale oo looga baahan yahay ganacsatada ku hawlan noocyo ka mid ah shaqada. Gaar ahaan, xeerarka codsan in qayb ka mid ah description, diiwaangelinta, ilaalinta iyo isticmaalka waraaqaha ee fund arkiifiyo ee Ruushka, gudbiyo hantida Dawladda.

-Hoosaadyada shirkadaha, iyadoo filimka, phonographic, video, sawiro, khariidado, sayniska iyo tiknoolajiyada, macluumaad telemetry, maamulaa qodobada ku xusan qorshe iyo warbixinta shaqada.

The waajib iyo xaq u leeyahay in uu aasaaso ururo in archives for kaydinta ku meel gaadhka ah ee waraaqaha ah ee AF RF ku bixisaa ku saleysan sharciga waaxaha (1993), booska (ka 1994 iyo 1998). Qaabkan sharciyeed u sameeyaan falimihiisii kale sharciga ah ee muhiimadda gobolka. Waxaa loo tixgeliyaa xeerarka ma khuseeyaan waraaqaha, shaqada oo la nidaamiyo by Law Federaalka № 5485-1 iyo wareegtadii madaxwayanaha № 1203 ka 30.11.1995, ka

dhamaystirka

Waa badalkooda nidaamsan saldhigga documentary ah unugyada ganacsiga ah. Gaaray waxaa ka mid ah go'aaminta:

1. Ilo.
2. Qaab dhismeedka agabyada la helay.

Iyadoo qayb ka ah hawshan waxaa sidoo kale ku qaadeen suuqa kala iibsiga si toos ah waraaqaha si archive ah. Sida ilo kala yihiin:

1. unugyada ganacsi.
2. dadka Jirka.
3. Qaab dhismeedka hoose.

Halabuurka The qalabka

waayo, diiwaangeli arkiifiyo, barashada maamulka dhigaya afku la meel-gaar ah loo sameeyaa (in ka badan 10 sano) kiisaska iyo kaydinta joogtada ah. Sidoo kale koobayaa macluumaadka ku saabsan shaqaalaha. Mararka ay nolosha shelf ee ka yar 10-ka sano ah, sida caadiga ah, kaydka aan la wareejin. Waxay ku jira qaybaha muhiimka ah ee shirkada. Dhamaadka nolosha shelf ee waxyaalaha caynkaas ah waa in la wada baabbi'iyey. Faahfaahinta qof shaqsi ay soo gudbiyaan codsi ka yimid milkiilaha. Ka dibna, waxaa la soo diraa in Archives State ee content joogto ah. kala iibsiga ciyaartoyda ayaa sidoo kale noqon doonaan qalabka Enterprises maamaan iyo qaab-dhismeedka hoose liquidated.

maamulka diiwaangeli arkiifiyo, iyo isku waydaarsanayeen

shaqaalaha Idman qalab warbixin ganacsi shaqada fulinteeda, liiska habaysan kiisaska. Markaasuu wuxuu u yeedhay nomenklatura ah. At ay formation muujinaysaa nolosha shelf oo ka mid ah qalabka. waayo, diiwaangeli arkiifiyo, buuga maamulka qoray horyaalka idman si ay ula socdaan oo loo fududeeyo bixinta adeegyada in nuqulkii hore ee Magac-ka. liiska habaysan u adeegtaa sida aasaas u ah formation of ogaansho qalabka macluumaad ah (ilaa 10 sano) kaydinta joogtada ah iyo ku meelgaar ah. Magac sidoo kale waa dokumenti xisaabaadka waaweyn. Waxa loo isticmaalaa diiwaangelinta xaaladood oo kaydinta ku meel gaar ah, oo ay ku jiraan muddo ka yar 10 sano. The nidaamka habaynta waydaarsanayeen aasaasay waxaa loo isticmaali karaa marka koraya falalka file card sameeyaa.

kala soocidda

Heynta qoraalada arkiifiyo maamulka waxaa lagu fuliyaa on saddex nooc oo isku waydaarsanayeen,

1. Caadiga ah.
2. Dayan karo.
3. Shakhsiga (shirkad gaar ah).

Midkii kowaad wuxuu u go'aamiso ka kooban qalabka ah ee hay'adaha la midka ah. Magac-Standard waxaa loo arkaa inay dukumenti sharci. habaynta qiyaas go'aamiso Halabuurka saxda ah ee qalabka macluumaadka loogu talagalay shirkadaha in lagu daboolay by ay tallaabo, oo muujinaysa index ah. Waxay leedahay dabeecad recommendatory. Noocyadaas habaynta loo isticmaalo in formation of kala duwan oo u gaar ah oo loo wareejiyay u galay oo aan isbedel.

Features diyaarinta

documents ee arkiifiyo maamulka diiwaanka ganacsiga habeeyay qaab qoray iyadoo la raacayo waydaarsanayeen ee unugyada dhismaha. Arintaan waa in la isku raacay iyo saxiixeen madaxda.

Magac-ee ganacsi la sameeyo qaab guud. Waxaa la xuruuf by madaxa archive ama qofka mas'uul, saxiixay by madaxa bixinta adeegyada ama shaqaale idman. Magac-waa in la ansixiyo guddiga khabiir, ka dibna uu ansixiyey agaasimaha shirkadda. Ka dib markii fulinta nidaamka kuwan madaxda u ahaa kooxihii dhismaha shirkadu u diyaar ah laga soosaaray qaybaha muhiimka ah ee.

Magac-ee sannadka soo socda la sameeyey saddexdii bilood ee la soo dhaafay ee xilliga hadda. In la is waafajiyo waxaa lagu fuliyaa ugu yaraan 1 mar in 5 sano. Haddii aad bedesho qaabka iyo hawlaha shirkada, waydaarsanayeen cusub.

Qaabka loo ururinayaan Affairs

Formation yeedhay isutagga ku ficil la sameeyaa iyadoo la raacayo Magac-ka. ururka maareynta diiwaanka arkiifiyo ka mid ah habaynta macluumaadka si waafaqsan magaca folder. Lama ogola isutagga koobi nuqul oo u Istimaalka. Waxa ka reebban yihiin baabuurta-qiimaha sare. Waa in aan lagu rakibin in folder warqad ah in la soo noqday.

Joogtaynta diiwaan haynta arkiifiyo waxaa loo sameeyaa at bixinta dhexe adeegga qalabka maaraynta macluumaadka, iyo baahinta ah - labada cutub dhismaha, iyo isu-qaybinta ee kor ku xusan. Isutagga waxaa la sameeyaa iyada oo ay kormeerayaan si toos ah dadka masuulka ka ah ammaanka warbaahinta kaydinta. Haddii loo baahdo, waxaa laga yaabaa in shaqaalaha ku lug of Archive Gobolka.

shuruudaha Key

maamulka diiwaangeli arkiifiyo, waxaa lagu fuliyaa iyadoo la raacayo shuruudaha xeerarka. In la xirrira fayl la sidayaal macluumaad u baahan tahay si ay u buuxiyaan shuruudaha soo socda:

1. Qalabka for kaydinta ku meel gaar ah iyo mid joogto ah waxaa si gooni gooni ah isugu keenaa.
2. folder waxaa lagu daraa hal nuqul oo mid kasta oo warqad ka.
3. folder waa in ay qalabka joogo hal sano. Xeerka this, si kastaba ha ahaatee, waxaa ka reeban. Kuwaas waxaa ka mid ah:

• files shaqsi ah, taas oo loo sameeyay in ka badan muddo dhan shaqaale ku habboon;
• qalabka iyo dhismaha guddiyada doortay taagan iyaga la, kooxaha ku xigeenka, regimented in muddada ah shir;
• hay'adaha waxbarashada Paper, toogasho iyo hoosyimaada ee sanad dugsiyeedka;
• qalabka masrixiyada, sifeeyay hawlaha xilli ciyaareedkan,
• taariikh, iyo wixii la mid ah.

folder waa in uu wax ka yar 250 kulan shabaqa ugu dhumucda a aan ka badnayn 4 cm.

Isutagga falalka maamulka

maamulka diiwaanka arkiifiyo baahan yahay habaynta noocyada kala duwan ee xambaarsan macluumaadka. Kuwaas oo ay ka mid yihiin sifo iyo falalka maamulka. Waxaa loo kala qaybiyaa sida nooca iyo taariikhda codsiyada:

1. Qodobada qaynuunnadayda ansixiyey falalka sharciyeed, u dhaqmaan sida lifaaqyada. Waxay wada laysugu geeyey. Haddii qodobada, xeerarka, qaynuunnadii ay ansixiyeen sida falimihiisii kale oo kala duwan, iyaga nidaaminta in kiisas gaar ah.
2. Amarrada iyo go'aamada ka mid ah dhismayaashii sare ay fulinta raaciyaa by goobaha ganacsiga.
3. Amarada la xiriira shaqaalaha, habeeyay sida ay muddo ku dajiso. Iyadoo mugga weyn ee qalabka macluumaadka falalka roon on dhinac kala duwan ee shirkadda, koox gooni ah.
4. Amarada in meelaha muhiimka ah ee hawsha waxaa si gooni gooni ah habeeyay ka falimihiisii kale ee shaqaalaha. Tusaale ahaan, amarka maamulka diiwaangeli arkiifiyo, waxaa ka mid ahaa in folder isla, iyo magacaabidda madaxa qaybta masuul ka - in kale.
5. xadka la ansixiyey, warar, qiyaasaha, liisaska tixista, qorshayaasha iyo wixii la mid ah. raaciyaa si gooni gooni ah iyaga mashaariicda.
6. Location dukumentiyada in files shaqsi ah waa la fuliyay si ay heshay.
7. shaqaalaha biilasha wajiga mushaharka habeeyay in fayl gaar ah. Waxay waxaa lagu abaabulaa si Horeeyaan.
8. Cabashooyinka, talooyin, cabashooyinka muwaadiniinta 'ku saabsan hawlaha shirkada, diiwaanada ay tixgelin iyo fulinta waxaa si gaar ah isugu keenaa ka cabashooyin ah oo ay shakhsiyaad arrimaha shakhsiga ah.
9. Systematics ah waraaqihii waxaa badanaa lagu fuliyay muddo taariikheed si taariikh ah. Xaaladdan oo kale, jawaabaha waxaa lagu dhejiyay ka dib markii su'aalaha. In case of cusboonaysiinta of waraaqaha ku saabsan mawduuc gaar ah, kaas oo bilaabay ee sanadkii hore, dukumentiyada ku jira folder ee waqtiga lagu jiro. Xaaladdan oo kale waxay muujinaysaa index ee sanadkii hore.

Samaynta sidayaal macluumaad aqbalay Wixii rahmaad ah

maamulka diiwaangeli arkiifiyo, waxay bixisaa dhowr ah oo looga baahan yahay unugyada dhismaha, waraaqaha warqad ka shaqeeya. sidayaal Samaynta waxaa laga yaabaa in qayb ahaan ama gebi. Waxay ku xiran tahay waqtiga kaydinta. diiwaangelinta Full waxaa lagu fuliyaa in la ixtiraamo waraaqaha ku meel gaar ah (in ka badan 10 sano), content joogto ah, iyo sidoo kale falalka ku saabsan shaqaalaha. Waxay ku lug leedahay:

1. Hardcover / folder gal.
2. tiradoodii ee go'yaal.
3. Dejinta ee page-ka marag.
4. Formation of alaabada gudaha haddii loo baahdo.
5. Dheellitirka faahfaahinta sheet daboolka. Waxay taaban karo magaca shirkadu, tirada diiwaangelinta fayl, taariikhaha xad-dhaaf ah, iyo wixii la mid ah.

Qalabka for kaydinta ku meel gaar ah, oo ay ku jiraan muddo ka yar 10 sano, seefteedii oo qayb ka. Sidaas daraaddeed, ma loo oggol yahay in ay fuliyaan habaynta ee securities in folder, liiska aan la tiriyey, hana ka mid noqon calaamad hubsashada.

Gudigga

maamulka diiwaanka arkiifiyo - waxqabad kaas oo ku takhasusay siiyaan ma aha oo kaliya sidayaal macluumaadka badbaadada, laakiin sidoo kale fursad u helay in aan la shaqeeyo baahiyi timaado. Si taas loo gaaro, falimihiisii kale ee dhismaha gal, gudbiyeen afar dalool in cover kartoonada ah. Waxa kale oo loo ogol yahay inuu xidhxidho ka fiirsaneysa suurtagalnimada ee akhriska qoraalka, qaraarada, taariikhaha fiisooyin ee waraaqaha oo dhan.

In loogu diyaar isutagga oo dhan qaybood ah biraha la saaraa. Qalabka loogu talagalay kaydinta joogtada ah iyo ka kooban falalka gaar ahaan qiimo leh ama unformatted waxaa ku jira fayl markaas dajisay saddex-waalka la xadhig ama sanduuqyada gaarka ah.

Marka la joogo in waraaqaha sheegan dabiiciga ah shakhsi (buugaagta shaqada, kaararka, kaararka military, iwm). Waxay waxaa la geliyaa bashqad gaar ah oo u gudbiyay in inta kale ee qalabka. Dhamaadka folder waa inay joogaan u maran sheet-ka marag. Bilowga folder foomka sutured waayo, alaabada gudaha. Si loo hubiyo ammaanka iyo kala dambaynta ee nidaamka of sheet kasta oo warqad tiriyey tiro Carabi. Xeerkani ma khuseeyo bogga, iyo foomamka markhaati for alaabada. Number waxaa la dhigay qalin ee geeska midig ee sare.

Sheet-markhaati

Waxaa la sameeyey si waafaqsan amarkii. Waxaa ku jira erayada iyo tirooyin:

1. Number of shabaqa la tiriyey.
2. Tirada bogagga alaabada gudaha.

The sheet-Witness sidoo kale dhigayaa tirintii cayimayo. Gaar ahaan, si loo ogaado haddii ay jiraan lettered jirrabo, codes maqan, bogga lambarada la sawiro koo-, pages format waaweyn, iyo wixii la mid ah. Intaa waxaa dheer, on sheet waxay muujinayaan jiritaanka qoraalo daabacaadda ee folder, haddii ay tahay in aan la calaamadeeyay in tiriyey ugu weyn. Sheet-markhaati compiler vised. waa is beddel ee xaaladda iyo qaabka fayl la calaamadeeyay isaga in iyadoo la tixraacayo falimihiisii kale ee khuseeya. Lama oggola dhigi sheet-markhaati bogga horyaalka ah folder ama dakhli saafiga ah oo bogga ugu dambeeya ee dukumeentiga waxaa ku sugan.

inventory gudaha

Waxaa la sameeyey kaydinta iyo xisaabaadka macluumaadka mar wax (ka badan 10 sano) iyo content joogto ah. inventory Gudaha sida ay diyaarisey ganacsiyada abuuray by kala duwan ee waraaqaha, horyaal ah kaas oo ka kooban ku aadan lama shaacinin. Foomka waa in ay soo bandhigaan macluumaadka ku saabsan tirada serial ka dhacay jirrabo folder, horyaal, taariikhaha, iyo bogga lambarada.

Waayo, alaabada gudaha ku lifaaqan record kooban. Waxaa ku qoran tirooyinka iyo erayada tirada waraaqaha ka mid ah waxa ku jira, iyo sidoo kale tirada shabaqa u sameynta. Waxay ansaxisay in compiler alaabada gudaha. Haddii gal ah ku xidhan tahay ama wana qaab lahayn, liiska soo ururiyey waxaa ku lifaaqan gudaha jeldiga hore.

Isbeddelka ku kooban qalabka waa in la muuqataa in folder "Xusuusaha". Gaar ahaan waxaa loola jeedaa in ka kaxayntu ay, bedelka warqad koobi, oo ay ku jiraan dokumentiyo dheeraad ah gal ah. Isla mar ahaantaana soo dejiyey tixraacyo falimihiisii kale ee khuseeya. Haddii loo baahdo, waa la abuuri karaa by in ay xaashida koobaya alaabada gudaha soo galo cusub, iyo sidoo kale Looxii of markhaati folder.